Внедрение автоматизированных систем управления проектами на предприятии

ВНЕДРЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

В статье проведен анализ практики применения автоматизированных систем управления проектами при реализации инвестиционностроительных проектов. Информационные модели проектов создаются с использованием программных пакетов по управлению проектами, MS Project, Spider project, Primavera. Выявлены основные недостатки существующих систем. Предложена структура участников проекта, находящихся на разных уровнях управления. В качестве выводов статьи определено, что с созданием календарно-сетевой моделью проекта появилась возможность прогнозировать дальнейший ход проекта, а также повысилась эффективность управления ресурсами проектов.

На эффективность и качество внедрения информационной автоматизированной системы в наибольшей степени влияет организационно- методическое и технологическое обеспечение работ на всех этапах жизненного цикла проекта [1].

Следует отметить, что четкая организация и планирование работ, распределение ролей и ответственности всех участников проекта, формализация процедур принятия проектных решений, регламентация состава и содержания проектной документации являются залогом достижения конечных целей проекта. Само понятие «проект» обозначает комплекс взаимосвязанных мероприятий, имеющих начало и конец во времени, направленных на достижение заранее определённого результата/цели, создание определённого, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска [2].

Строительное управление способно одновременно выполнять несколько разнородных проектов с большим количеством участников, находящихся на разных уровнях управления. Поэтому актуальной представляется разработка современных методов управления проектами в корпоративных организациях. Целью, которой будет решение задач управления, мониторинга и прогнозирования состояния проекта строительства и формирование единой информационной среды для обеспечения всех участников необходимой информацией с учетом регламентированных прав доступа. Наиболее успешно это осуществляется с применением современных механизмов управления, где можно отразить подробный состав работ, назначить ответственных, перераспределить ресурсы, учесть риски и самое главное и своевременно реагировать на отклонения от утвержденного времени и бюджета. В основе такого подхода лежит компьютерное моделирование проекта как динамической системы с комплексом работ, расчетом характеристик и показателей по проекту.

С помощью такой модели можно осуществить:

планировать и прогнозировать риски и срывы работ с учетом складывающейся ситуации на данный момент времени;

отслеживать прогресс проекта, контролировать выполнение работ на объекте, затраты средств и ресурсов;

регулировать ход выполнения проекта, распределяя ресурсы с учетом складывающейся ситуации.

Ниже приведена схема, отображающая основные задачи компьютерного моделирования и управления проектом (рис. 1).

Выполнение проекта с учетом бюджета, сроков и качества

Рис. 1. Схема основных функций автоматизированной системы управления

проектом

Информационные модели проектов создаются с использованием современных программных пакетов по управлению проектами, из которых в Казахстане наиболее распространены MSProject, Spider project, Primavera. В таблице 1 рассмотрены их функциональные возможности, достоинства и недостатки. На примере автоматизированной системы управления строительством Primavera, предоставляющей обширный набор функций, предложена структура участников проекта, находящихся отдаленно друг от друга, на разных уровнях управления, с учетом регламентированных прав доступа.

Таблица 1. Сравнительный анализ автоматизированных систем управления проектом

Вместе с тем, следует отметить, что под организационной структурой предприятия понимается его организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются четко поставленными целями и распределением между подразделениями функций.

При этом, основными проблемами, возникающими при разработке структур управления являются:

установление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, с определением их целей, условий работы и стимулирования;

распределение ответственности между руководителями;

выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений;

организация информационных потоков;

выбор соответствующих технических средств.

На примере реализации крупного проекта представлена организационная структура, способная повысить эффективность управления. Проект разработан на основе государственного контракта Министерства обороны Республики Казахстан, именуемое в дальнейшем «Государственный заказчик», заключили государственный контракт с ТОО «Спецстройинжи- ниринг», именуемый в дальнейшем «Генеральный подрядчик», на выполнение строительства позиционного района в г. Приозерск в Карагандинской области.

Объект разделен на несколько зон. Основными сооружениями в дальнейшем рассматриваемой административно-хозяйственной зоны являются: казарма на 300 человек; КЗДС со штабом; учебно-тренажерный корпус; столовая на 350 посадочных мест; КБО с баней-душевой.

Начало проекта строительства: 10 июля 2013 года.

Окончание проекта: 30 декабря 2015 года.

В качестве стандарта по программному обеспечению был выбран Oracle Primavera Р6.

Для более эффективного управления проектом разработаны графики строительства Генподрядчика и субподрядчика. Важной задачей при планировании и контроле проектов компании является систематизация проектной информации. В Oracle Primavera Р6 можно управлять большим количеством проектов одновременно, поэтому для большего удобства все проекты организованы в соответствии с иерархией, называемой структурой проектов предприятия (EPS).

На уровни EPS назначаются элементы структуры ответственных и тем самым распределяются права доступа пользователей АИС УС к графикам проектов или группам графиков проектов для их планирования, актуализации и контроля [3].

В рассматриваемом примере применяется следующий подход к формированию EPS:

Первый уровень EPS соответствует Генподрячику ТОО «Спецстройин- жиниринг»;

На втором уровне EPS выделяются следующие узлы:

Перспективные проекты. Данный узел предназначен для ведения перспективных проектов, по которым не заключен государственный контракт.

Текущие проекты. Данный узел предназначен для ведения текущих проектов, по которым заключен государственный контракт.

Уровень EPS «Текущие проекты» детализируется на третьем уровне по роду войск или прочим видам деятельности.

Архив проектов. Данный узел предназначен для хранения завершенных или отмененных проектов.

Уровень EPS «Архив» детализируется на третьем уровне по роду войск или прочим видам деятельности.

Тренировочный уровень. Данный узел предназначен для ведения тестовых проектов пользователей с целью отработки подходов к календарносетевому планированию в соответствии с методикой и детализируется в соответствии с перечнем пользователей.

Также существует структура ответственных (OBS), предназначенная для разграничения прав доступа к уровням EPS и проектам, ведущимися разными пользователями. Для обеспечения требуемого разграничения прав доступа пользователей к глобальным и проектным данным в рассматриваемом примере используется следующий подход к формированию OBS [4].

Первый уровень OBS соответствует РГП «Казвоенпроект».

Второй уровень OBS формируется в соответствии со структурой Федерального агентства специального строительства и детализируется на третьем уровне на два узла «Договорной отдел» и «Производственное управление».

Далее каждый узел разбивается в соответствии с перечнем пользователей каждого отдела.

После создания проекта и назначения ответственных необходимо разбить общий объем работ по проекту для детального планирования по отдельным видам работ (WBS).

Ответственный за разработку первого уровня WBS графика проекта - ТОО «Спецстройинжиниринг», второго уровня - РГП «Казвоенпроект», третьего уровня - Главное управление материально-технического обеспечения Вооруженных Сил Республики Казахстан.

Рис. 2. График производства работ на разных уровнях управления

По результатам внедрения программного пакета Primavera у основного субподрядчика строительства по общестроительным работам, можно сделать следующие выводы.

С созданием календарно-сетевой модели проекта появилась возможность прогнозировать дальнейший ход проекта при тех или иных изменениях в плане-графике;

Повысилась эффективность управления ресурсами проектов за счет оптимального распределения в соответствии с задачами проекта;

Упростилась система мониторинга и контроля проектов посредством автоматизированного формирования различных отчетов о ходе проекта.

Рекомендуется в сложившейся ситуации, когда действия на стройплощадке и в офисе не скоординированы, низкий уровень коммуникации (своевременного обмена необходимой информацией) между участниками проектов, низкая трудовая дисциплина, чтобы каждый этап выполнения проекта строго контролировался ответственным за него кругом сотрудников, которые, в случае необходимости, должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их [5].

Необходимо все организационные решения по вопросам внедрения подкреплять изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений. При заключении договоров субподряда предусмотреть пункт ответственности за невыполнение своих обязательств по выполнению работ и своевременному предоставлению информации по ним. Все это в свою очередь повысит ответственность каждого из участников проекта и даст возможность своевременно реагировать на изменения и отклонения от проекта.

Список литературы

Дэниел О'Лири. ERP системы. Современное планирование и управление ресурсами предприятия. -М.: Изд-во: Вершина, 2008.

Асаул А.Н., Грахов В.П. «Интегративное управление в инвестиционностроительной сфере». - СПб.: Гуманистика, 2007.

Басовский Л. Е. «Прогнозирование и планирование в условиях рынка»: учеб, пособие / Л. Е. Басовский. Изд-во: ИНФРА-М. - М. 2004.

Богданов В.В. Управление проектами. Корпоративная система - шаг за шагом // Изд-во: Манн, Иванов и Фербер. - М., 2012.

Горбовцов В.Я. Управление проектом. - М., 2009.

УДК 378

Количество показов: 1328