Моделирование бизнес-процессов в сложноструктурированных проектах

Аннотация:

Сложноструктурированные проекты включают в себя множество подпрограмм, блоков и других компонентов.

Для успешного внедрения проекта на каждом уровне его реализации: от успешной идеи и проектирования до строительства - необходимо четкое описание всех процессов, входящих в его структуру.

«Vision approach» позволяет описать процессы любой сложности в VISIO или ARIS.

УДК 338.4

Карамов Руслан Менирович,

аспирант,

ФГАОУ ВПО «УрФУ имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» e-mail: rus-kt AT mail.ru г.Екатеринбург, Россия

Ключевые слова: Моделирование бизнес-процессов, процессное управление, организационная структура, экономика предприятия.

Комплексные проекты, например, проект «Управление развитием территорий» затрагивает вопросы различных отраслей промышленности, социального развития региона, административно-управленческого аппарата. Проект получает свою долгосрочную стратегию и план развития.

Проекты такого уровня сложны по своей организационной структуре. Они включают в себя множество подпрограмм, блоков, матриц и других сложных компонентов. Эти компоненты в свою очередь представляют собой сложные системы, включающие множество сложных процессов и подпроцессов. В совокупности проект может состоять из множества разделов и иметь глубокую вертикальную дифференцированность. Продолжительность проектов такого уровня составляет более 5 лет.

Для успешной реализации проекта на каждом уровне его реализации: от успешной идеи и проектирования до строительства - необходимо четкое описание всех процессов, входящих в его структуру. Описание процессов служит для безостановочной работы команды проекта на всем протяжении выполнения проекта.

Бизнес-процесс определяется как логически завершенная цепочка взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности, в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей [2].

В сложно структурированных проектах процессы разделены на некоторое количество уровней. Так называемая градация процессов служит для поэтажного моделирования и описания деятельности отделов, подразделений, бригад и исполнителей. Под моделированием понимается процесс построения модели представления оригинала бизнес-процесса с учетом важных характеристик и свойств процесса.

В вершине пирамиды бизнес-процессов расположена цель или результат выполнения последовательности процессов (рис. 1). На верхнем уровне описаны цепочки процессов для выполнения поставленной цели. Достижения цели можно добиться после выполнения последовательности операций. Процессы верхнего уровня представляют собой деятельность отделов компании или подразделений, отвечающих за выполнение задачи проекта.

В компаниях, не использующих процессный подход в своей работе, за деятельность отделов (если рассматривать функциональный подход в управлении) отвечает руководитель отдела с определенными должностными инструкциями и функциями [4]. Работники отдела выполняют работу исходя из своих должностных инструкций и приказов руководителя отдела. При таком распределении обязанностей - сложно проследить на высшем уровне, на каком этапе было допущена ошибка или отставание. За отдел несет ответственность руководитель. Взаимосвязь отделов с другими подразделениями компании также ведется по функциям и зачастую функции имеют прозрачные границы. При этом выполнение определенной операции не имеет определенного нормативного периода. Функции работника не описаны и не назначен ответственный за выполнение операции.

При использовании процессного подхода - все процессы имеют четкие границы, вход и выход, т.е. входные данные и результат на конечном этапе выполнения операции. Ответственным за процесс назначается определенное должностное лицо, которое несет ответственность за его выполнение [5]. В такой системе прослеживается четкая взаимосвязь процессов, вход одного процесса является выходом предыдущего, появляется цепочка процессов компании на определенном уровне декомпозиции. Декомпозировать означает разбивать на части сложную систему. Нет необходимости описывать процессы на одном листе и детально прописывать их.

Метод декомпозиции позволяет опустить на нижний уровень процессы, входящие в процесс верхнего уровня. Что показано на рис. 1 Процесс 00 состоит из последовательности или взаимной работы процессов от П10 до n1N. За выполнение процесса П00 назначается руководитель отдела или подразделения, в сложноструктурированных компания ответственным лицом за выполнение процесса верхнего уровня может быть назначен директор структурного подразделения. Процессы П10-ПШ являются действиями процесса П00, которые в свою очередь разделяются на процессы второго уровня, третьего и т.д. Нижним уровнем при описании бизнес- процессов обычно выделяют процессы, которые не требуют описаний и являются элементарными действиями.

Получившаяся пирамида процессов в основании может достигать тысячи и более процессов, общая совокупность процессов компаний достигает 1000 - 2000 и более. Разумеется, описание каждого процесса займет много времени и потребуются большие финансовые вложения. В компаниях на первых этапах внедрения процессного подхода выбирают финансовоемкие процессы, оптимизация которых принесет ощутимый вклад в компанию. Ни одна организация не в состоянии описать все имеющиеся у нее процессы. Пирамида процессов, позволяет выявить те уровни, на которые следует обратить внимание в первую очередь. Выявление процессов для оптимизации - довольно сложный и трудоемкий механизм. Более подробно о механизме мы расскажем в следующей статье.

В современных условиях все большее количество компаний приходит к осознанию необходимости в проведении проектов, связанных с передовыми разработками в управлении, как переход к процессноориентированному взгляду на функционирование предприятия, реорганизацию и постоянное улучшение процессов, внедрение автоматизированных систем управления [1].

Реализация подобных проектов требует сбора, накопления, систематизации и анализа информации о предприятии, которая бы позволила получать ответы на следующие вопросы:

кто и при каких условиях принимает те или иные решения?

какая при этом нужна информация?

какие методики следует использовать при выполнении операций, и где хранятся сведения об этих методиках?

какова стоимость и временные характеристики существующих процессов и как их можно улучшить?

какие услуги или продукты мы предлагаем на рынке, какие существуют конкурирующие продукты или услуги?

кем являются наши клиенты, поставщики, конкуренты?

какие компьютерные системы мы используем в настоящий момент?

какие требования мы предъявляем к проектируемой автоматизированной системе?

Сотрудники предприятия в силу своей компетенции обладают знаниями на некоторые поставленные вопросы, входящие в их профессиональные обязанности. На определенных этапах, для проведения глубоких исследований в серьезных проектах необходимо систематизировать в одном месте и в единой методологии полную информацию о деятельности всех подразделений и их сотрудников [1].

При описании бизнес-процессов компании применяются различные методы и подходы. Существует множество информационных программ и нотаций для моделирования бизнес-процессов. Внедрение и применение процессного подхода при использовании информационных средств, происходит быстро, слаженно и эффективно.

Определить процесс означает:

1. описать и определить процесс;
2. задать границы процесса;
3. определить вход и выход процесса;
4. назначить хозяина процесса;
5. определить показатели оценки процесса.

Часто в различных проектах описание процессов выполняется в виде текстовых инструкций и предписаний. Данная модель описания процессов недостаточно материалоемка. Известно, что человек лучше воспринимает информацию визуально.

Современные мировые технологии в области разработки и моделирования процессов, вводят понятие «vision approach» (от слова «видеть») позволяет быстро и качественно запроектировать любую систему. Данный подход в области описания процессов любой сложности с помощью информационных программ, доступных для малого бизнеса и не требующих дорогостоящего обучения, позволяет внедрить системы в кротчайшие сроки. В мире существует множество разработчиков программных продуктов и большое количество информационных систем. Популярными на сегодняшний день являются программные продукты: VISIO и ARIS. Они позволяют описывать бизнес-процессы в виде схем и диаграмм, с описанием процессов, действий, историей и базой данных по каждому процессу или действию. При этом визуальное восприятие информации происходит в разы быстрее стандартных форм подачи информации в виде текста. Это позволит ускорить внедрение оптимизированной системы процессов в компании или наладить существующую модель.

ARIS - продукт компании IDS.Prof.Scheer [3], занимает лидирующее положение на рынке средств моделирования и анализа бизнес-процессов по рейтингу Gartner Group. (см. рис. 2.)

VISIO уступает первому по глубине проработки деталей, но большим плюсом является интеграция в систему Microsoft office, программа не требует специального обучения персонала, а интерфейс схож со стандартными продуктами Microsoft office.

В программе процесс представляется в виде блок-схем, в которых процесс разделен на события и деятельность. При появлении события - осуществляется деятельность, связанная с этим событием, результатом которого может служить новое событие или выход процесса (см. рис. 3.)

Процесс любой сложности может быть легко описан и в дальнейшем запущен в работу сотрудником нужного отдела. Визуализация помогает упростить сложные процессы, показать взаимосвязи между процессами разных уровней и отделов.

Описания бизнес-процессов необходимо проводить на стадии проектирования и разработки проекта. При разработке процессов, их анализу - возможны корректировка и оптимизация процессов. Визуальная модель позволяет быстро произвести процесс оптимизации и совершенствования процессов, входящих в проект.

Важной особенностью процессного подхода является закрепление за каждым специалистом определенного процесса или группы процессов. Специалист несет на себе ответственность за данный процесс, его выполнение и качество выходных материалов. Специалист является хозяином процесса и вправе изменять его.

В проектах, где за каждый элемент системы несет ответственность конкретный работник, выполнение проектов и качество проделанной работы повышается. В случае выявления браков или отставаний, определение причин сводится к выявлению процесса, в котором происходит отставание и определение хозяина процесса.

Процессный подход, а также визуализация в информационных программах, является передовыми направлениями в решении ключевых задач на предприятиях. Внедрение данного подхода поможет оптимизировать бизнес-процессы, а разработка процессов в информационных программах помогает в кротчайшие сроки обучить работников новым аспектам производственной деятельности в условиях меняющейся внешней среды.

Приложения

Рис. 1. Пирамида процессов

Выбранные средства моделирования отнес-процессов Ближайшие преследователи Лидеры

Oracle ш

ICL «

IBM * Pcpkin '

Sterling Software •

181 * Logic Wafts »

Softwere AG m Vlsio «

Lanner Group • Micrografx ш

ABC T echnologies • Aonix *

IntelliCorp ф Hdosofx m NEC •

Action Technologes • . , Mosaix* Ptech

Scitor •

Mega Intl.

P owersim

IDS Prof. Scheei

Meta Software

♦ i/Vlzdom Systems •KBSI m Promodel С AC I Software •

* Systems Modeling •CASEWse Interfacing Technologies

UBIS* Gensym •

. .HitachiSE * ImagneThat •

* High Performance Sys.

Proforma m

Переориентиров анные компании Гра ф ические ср едства Полнота представления

Рис. 2. Рейтинг ARIS

Рис. 3. Пример процесса

Список использованных источников

Система моделирования бизнес процессов ARIS [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://bourabai.ru/cm/aris.htm (дата обращения: 02.11.2015).

Моделирование бизнес-процессов [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://it-claim.ru/ (дата обращения: 02.11.2015).

Jim S Magic Quadrant for Business Process Management Suites [Electronic resource]: S Jim; Gartner RAS Core Research Note G0205212. -

- 24 p. - Mode of access: http://wwwimages.adobe.com/ content/dam/Adobe/en/enterprise /pdfs/magic-quadrant-for-business-process- management-suites.pdf (date of access: 01.11.2015).

Романова О. С. Современные модели управления компанией: процессный подход О. С. Романова: к.э.н, доцент, Инситут гос. Упр. права и инновационных технологий: журнал Менеджмент в России и за рубежом: Москва 2008 - 4 с.

Панаев Д. Н. Процессное управление: в чем сила [Электронный ресурс]: Д. Н. Панаев; журнал «БОСС» №3: 2012 - Режим доступа: http://www.bossmag.ru/ (дата обращения: 29.10.2015).

Ruslan Karamov,

postgraduate,

Ural Federal University named after the first President of Russia Boris Yeltsin e-mail: rus-kt AT mail.ru Ekaterinburg, Russia

BUSINESS PROCESS MODELING IN COMPLEX PROJECTS

Abstract:

Structured projects include a plurality of subprograms, blocks, and other components. For the successful realisation of the project at each level of its implementation: from successful ideas, design, construction - needs a clear description of all processes included in its structure.

"Vision approach" allows us to describe different processes in VISIO or ARIS.

Key words:

Modelling business processes, process management, organizational structure, economy of the enterprise.

Количество показов: 1046