Управленческая отчётность на основе формирования сигнальных показателей

Аннотация:

Управленческая отчетность является основным информационным обеспечением как текущих, так и стратегических управленческих решений. Важно правильно определить список показателей, включённых в отчётность, так как он индивидуален для каждого предприятия и зависит от потребностей в управленческой информации. Такая отчётность позволит оперативно реагировать на изменения в экономике, сохраняя устойчивое финансовое состояние.

УДК 657.1

Осипова Анастасия Геннадьевна,

ассистент бухгалтера,

ООО «Глобал Консалтинг Групп» e-mail: nastya.osipova.93 AT yandex.ru г. Екатеринбург, Россия

Юрьева Лариса Владимировна,

доктор экономических наук, доцент, профессор Высшая школа экономики и менеджмента,

ФГАОУ ВПО «УрФУ имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» e-mail: lv_yurieva AT mail.ru г.Екатеринбург, Россия

Ключевые слова: Управленческая отчётность, текущее управление, бизнес-процессы, сигнальные показатели.

Современная ситуация на достаточно динамичном рынке товаров и услуг требует от компаний моментальной реакции на любые изменения рынка, будь то новые тенденции или же проблемы. Наиболее успешно адаптироваться к условиям внешней среды возможно путём принятия максимально эффективных управленческих решений.

С этой целью финансовой службе фирмы необходимо обеспечить топ-менеджмент оперативной информацией, необходимой для принятия управленческих решений. Добиться этого позволит внедрение управленческого учёта как основного элемента не только текущего, но и стратегического управления фирмой. Управленческий учет представляет собой информационную базу, отражающую текущее состояние всех процессов на предприятии. Он должен в нужный момент предоставлять оперативную информацию по каждой составляющей деятельности компании для анализа и прогнозирования.

Системообразующим и неотъемлемым элементом управленческого учёта является управленческая отчётность. Под управленческой отчетностью подразумевается формируемая на предприятии отчетность, используемая для целей управления бизнесом, принятия решений и контроля деятельности. Она формируется на заключительном этапе учёта и является завершающей стадией учётного процесса.

Оценка текущего состояния предприятия базируется на анализе управленческой и финансовой отчетности. Но здесь необходимо сразу же провести грань между этими двумя видами отчётности.

Бухгалтерская финансовая отчетность фирмы является обязательным элементом бухгалтерского учета и даёт общее представление о хозяйственной деятельности субъекта. Г лавное отличие управленческой отчетности от финансовой заключается в том, что первая имеет высокий уровень детализации. Управленческая отчетность призвана в любой момент предоставлять данные об интересующем участке деятельности фирмы, что позволяет принимать оперативные решения. Также такая отчетность предоставляет прогнозную информацию, что позволяет осуществлять прогнозирование.

В системе управленческого учета основное внимание уделяется на выбор показателей, которые будет включать отчётность, так как на основе анализа динамики этих показателей будут разрабатываться оперативные решения и стратегические задачи. Серьёзный подход к формированию управленческой отчётности, к правильному выбору системы сигнальных показателей, способных наиболее ёмко, оперативно и достоверно отразить положение бизнеса, позволит определить реальное финансовое положение компании и разработать предложения и конкретные мероприятия по устранению отклонений.

Хотя управленческая отчетность является важным элементом системы управления организации, на законодательном уровне требования к формированию и предоставлению управленческой отчетности не закреплены [1]. Методика выбора показателей, характеризующих главные аспекты деятельности компании, является достаточно простой и интересной, если знать весь механизм работы компании, как образуется её прибыль и на какой вид деятельности приходится максимальная выручка на случай, если фирма осуществляет несколько видов экономической деятельности. При этом надо помнить, что нет универсальной системы показателей, они индивидуальны для каждой компании.

Характеристика управленческой отчётности.

Далее необходимо охарактеризовать основные требования, которым должна соответствовать управленческая отчётность. Они исходят из того, что сформированная отчётность должна позволять на проводить быструю оценку текущего состояния компании. Для любого руководителя важно, чтобы управленческая отчетность, которую он получает, была своевременной, актуальной и достоверной.

К управленческой отчетности предъявляются следующие требования[2]:

Управленческая полезность. Полезной считается та отчётность, которая содержит информацию, необходимую руководству для управления компанией. Это требование включает следующие составляющие:

достаточность - отчетность должна предоставлять показатели, перечень которых достаточен для проведения анализа. Необходимо учитывать важность этого требования, так как отчётность, в которой не представлены все необходимые показатели, будет бесполезной и недостоверной.

готовность - показатели в отчетности должны приводиться в том виде, в котором они пригодны для использованию, т.е. те, которые можно будет прочитать без дополнительных расчетов, группировки. Для оценки готовности можно сопоставить форматы представления показателей - требуемый и применяемый на практике

существенность - отчетность не должна быть перегруженной лишней информацией. Например, отчет о себестоимости, содержащий данные по всем выпускаемым продуктам можно предоставить в разрезе не каждой номенклатуры, а в разрезе группы продукции продукцию со схожими технологическими характеристиками. Далее произвести отбор по одному-двум продуктам - представителям, и в отчетности отразить только их себестоимость. Таким образом, эти номенклатурные единицы будут своеобразными индикаторами: если размер или структура их себестоимости будет изменяться, то примерно с такой же динамикой будут изменяться и другие продукты представленной группы. После такого изменения формата отчета о себестоимости он значительно сократится.

Объективность - предполагает, что предоставленная информация в отчёте соответствует реальному положению вещей.

Требование объективности также можно разделить на следующие составляющие:

1. корректность и точность представленных в отчетности данных без существенных погрешностей. То есть предполагается то, что показатели от периода к периоду должны рассчитываться с использованием одной методики;
2. необходимость одинакового восприятия и интерпретации содержащейся в отчёте информации как её составителем, так и пользователями. Основная роль при этом отводится регламентирующим документам, которые раскрывают квалификацию показателей и методику их расчета.

Уместность - означает, что отчётность удовлетворяет потребности пользователя в информации в нужный момент времени. Иными словами, отчётность должна формироваться оперативно и регулярно.

Экономичность - соответствие отчётности требованию полезности при минимальных затратах на её формирование.

Виды управленческой отчётности

По содержанию внутренние отчеты можно разделить на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

Комплексные - это, как правило, итоговые отчёты за месяц или иной отчетный период, содержащие информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, о рентабельности, денежных потоках и иных показателей для общей оценки и контроля.

Тематические отчеты составляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным показателям, для выявления причин возникших проблем. Аналитические отчеты составляются только по запросам управляющих лиц и формируют данные о причинах и следствиях результатов по отдельным аспектам деятельности фирмы.

Формировать показатели для управленческой отчетности можно в разрезе отдельных функциональных областей деятельности предприятия - производства, снабжения, сбыта и т. д. Также можно определить другой подход к формированию показателей отчётности, исходя из центров от- ветственности[3].

Например, отчётность по части доходов будет содержать, как пример, показатели, позволяющие контролировать и учитывать объем продаж в количественном и стоимостном выражении, наценку по номенклатурным группам и каналам сбыта, размер дебиторской задолженности, валовую прибыль. Кроме того, необходимо регулярно проводить анализ дебиторской задолженности, определять ее норму в расчете на каждого контрагента. Выполнение плана по дебиторской задолженности рационально будет выделить в отдельный отчет.

Информационная база управленческой отчётности достаточно обширна и включает полный комплекс учётной, нормативной, финансовой и иной информации. В качестве источников учетной информации выступают как первоначальные сведения о хозяйственных операциях компании, отражённых в первичных бухгалтерских документах на стадии первичного учета, так и показатели бухгалтерского, статистического и оперативнотехнического учета [4]. Нормативная информация содержит данные смет расхода ресурсов предприятия, нормы их потребления, и иные сведения. Также достаточно полезной является маркетинговая информация, которая предоставляет информацию о состоянии товарных рынков, уровне конкуренции, доли рынка, приходящуюся на фирму, а также о динамике цен и эластичности спроса. Финансовая информация предоставляет данные об изменении в сфере банковских услуг, предлагаемых юридическим лицам,

о динамике на рынке ценных бумаг и валютном рынке и др.

Кроме того, управленческая отчетность может содержать также техническую информацию по оборудованию, кадровую информацию о квалификации сотрудников, стаже работы и прочую информацию различных департаментов компании.

Объекты контроля и управления.

Управленческие задачи, для решения которых формируется отчетность, определяются объектами, которыми нужно управлять, а также управленческими функциями, которые необходимо осуществлять в отношении этих объектов.

Следовательно, перед осуществлением управленческих функций необходимо определиться, над какими объектами той или иной функциональной области необходимо производить контроль и управление, а также определить, какие управленческие функции необходимо реализовывать в отношении этих объектов. Перечень объектов управления индивидуален для каждой компании.

Условно их можно разделить на три группы:

• бизнес-процессы;
• ресурсы;
• структурные единицы (департаменты и отдельные сотрудники компании) [5].

Чтобы определить объекты управления, следует, применительно к конкретной функциональной области, ответить на вопрос, какими процессами, ресурсами и структурными единицами в ней необходимо управлять. Следующим шагом следует понять, как применительно к выделенным объектам управления будут реализовываться управленческие функции. Важнейшие из них - контроль и принятие решений, применимые к любой компании и к любой ее функциональной области. Так формируется перечень решаемых управленческих задач. А затем для каждой из них подбираются показатели, которые будут наилучшим образом способствовать ее решению.

Поскольку общий перечень показателей для всех функциональных областей компании (закупок, производства, сбыта и т. д.) получается достаточно объемным, его можно систематизировать в виде справочника показателей.

Этот справочник должен отражать следующую информацию по каждому из перечисленных в нем показателей:

1. функциональная область - для управления какой функциональной областью должен использоваться показатель;
2. показатель - наименование;
3. назначение - для чего нужен (управленческая задача или бизнес-задача);
4. пользователь - кому необходим;
5. методика расчета - указывается формула и (или) методика расчета;
6. периодичность - регулярность расчета значения показателя и представления его в отчетности.

Сигнальные показатели в управленческой отчетности

Оперативная управленческая отчётность должна включать в себя такой набор коэффициентов, статей бухгалтерской финансовой отчётности, показателей, которые позволили бы без долгих и серьёзных усилий оперативно следить за текущим состоянием бизнеса топ-мененджменту компании. Создать такой формат управленческой отчётности, наиболее подходящий для каждой отдельной фирмы под силу любому финансовому директору компании.

Для начала необходимо выявить те сферы деятельности фирмы, которые наиболее динамичны и требуют постоянного внимания со стороны руководства. Именно с этой сферы и стоит начать разрабатывать сигнальные показатели, отражающие какие-либо колебания, как негативные, так и положительные.

Определение сферы бизнеса, требующей максимального внимания индивидуально не только для определённой сферы деятельности, но и для определённой компании. Например, для торговых фирм в первую очередь необходимо следить за объемом реализации, состоянием дебиторской задолженности, товарными запасами, денежным потоком и т. д.

Далее необходимо определиться с тем, как часто будет происходить отслеживание показателей. Конечно, наиболее привлекательный вариант

это возможность получать необходимые данные в режиме онлайн. Чаще всего существующая на предприятии система документооборота, технология ведения учёта и финансового, и управленческого не может предоставить в быстрые сроки достоверные данные.

Наконец, необходимо определить набор показателей, которые будут включены в управленческую отчетность. Это самый ответственный этап. Универсальных показателей, как было сказано выше, не существует. Все зависит от сферы деятельности, в которой работает фирма, финансового состояния компании и рынка, на котором она осуществляет свою деятельность, и других факторов.

Важно включить в систему включены те показатели, которые отражают финансовое благополучие фирмы, а также на которые фирма в силах оказывать воздействие (например, затраты на персонал). Также необходимо включить и те показатели, которые не зависят от принимаемых управленческих решений, но оказывают влияние на состояние бизнеса (рост или падение рынка сбыта).

Анализ показателей необходимо проводить в динамике, осуществляя сравнение, не только прошлым годом, но и с прошлым месяцем, с прошлой неделей.

Рассмотрим направления формирования сигнальных показателей в торговой компании.

Продажи. Включённые в перечень показатели, характеризующие продажи, зависят от того, какая ценовая политика присутствует у фирмы. Если она остается стабильной и не меняется, то достаточным будет отслеживание выручки и ее прироста (падения) в динамике. Если цены на товары фирмы находятся в динамике, то сравнение таких показателей, как прирост (падение) продаж как в натуральном выражении, так и в виде выручки, а также средней цены реализации поможет проанализировать эластичность спроса и в конечном итоге определиться с ценовой политикой.

Для большинства торговых предприятий сигнальным показателем, своеобразным индикатором эффективности является посещаемость магазинов, а также доля реализованного спроса, то есть доля покупателей среди посетителей. Далее анализ динамики потенциального и реального спроса позволит сделать некоторые выводы о причинах изменений: высокая цена, падение платежеспособности населения или в что-то другое.

Дебиторская задолженность. Как хорошо известно, большая доля дебиторской задолженности в оборотных активах компании является отрицательным фактом, так как происходит отвлечение наиболее ликвидных активов компании из оборота. Контроль за дебиторской задолженностью, долей просроченной дебиторской задолженности, а также за изменением резерва по сомнительным долгам необходимо осуществлять регулярно.

Расчёт резерва по сомнительным долгам отражает качество дебиторской задолженности. Так, его увеличение свидетельствует об ухудшении качества дебиторской задолженности.

Товарные остатки. Товарные остатки в натуральном выражении отслеживаются и сравниваются в динамике с объемом продаж. Подобный анализ позволяет определить риск затоваривания (рост товарных остатков при одновременном спаде продаж) или недостаточного обеспечения каналов сбыта товарами (риск дефицита). И то и другое грозит компании потерянной прибылью.

Персонал. Сейчас для любой компании крайне актуально отслеживать производительность труда и добиваться ее максимального роста. В торговой компании контроль выработки сотрудников склада (среднее количество единиц отгруженной продукции на человека в час) позволит определить, есть ли простои и не допустить роста стоимости обработки продукции на складе.

Кредиторская задолженность. Для контроля кредиторской задолженности в качестве ключевых показателей можно использовать общий объем кредиторской задолженности (с разбивкой по периодам), соотношение кредиторской и дебиторской задолженности. Например, если у компании существенная краткосрочная кредиторская задолженность, а дебиторская - в большей части долгосрочная, это грозит кассовым разрывом в ближайшее время.

Макроэкономические индикаторы. На любой бизнес влияют внешние факторы. Например, прибыль транспортной компании во многом зависит от средней цены на топливо, а значит, от цен на нефть. Такие макроэкономические показатели обязательно следует включить в сигнальную систему. В торговых компаниях, осуществляющих закупки в валюте полностью или частично, еженедельно должны отслеживаться курсы рубля, доллара и евро. Особенно это актуально в современных условиях постоянной и часто непредсказуемой динамики курса рубля.

Прибыльность. О прибыльности торгового бизнеса, в первую очередь, может свидетельствовать маржа, которая отражает долю валовой прибыли в выручке. Анализировать этот показатель необходимо в динамике. Если стабильно он колебался в рамках 70 процентов и в какой-то месяц упал до 50 процентов, то необходимо анализировать, в чем причина - в изменении ценовой политики, росте курса доллара, снижении спроса или в чем-то еще.

В торговых компаниях большая доля товаров реализуется с различными скидками, следовательно, необходимо анализировать соотношение объема продаж со скидкой с объемом продаж по полной цене. Его можно использовать при анализе динамики прибыли за тот же период. Допустим, в прошлом месяце 80 процентов товара реализовывалось по полной цене и 20 процентов - со средней скидкой в 20 процентов. В текущем - на товары со скидкой пришлось уже 35 процентов, причем скидка увеличилась до 40 процентов. При примерно одинаковом количестве реализованных товаров в сравниваемых месяцах становится понятно, почему снизилась прибыль.

Одним из ключевых показателей также является рентабельность продаж, которая характеризует отношение чистой прибыли к выручке. При этом, желательно, анализировать этот показатель по всем торговым точкам, которые входят в состав компании. В случае достижения отрицательного значения, можно делать выводы о необходимости закрытия магазина.

Затраты. Любой компании, особенно в период кризиса, необходимо проводить контроль над уровнем затрат. Следовательно, важно включить в число ежемесячных сигнальных показателей отношение общих затрат к выручке. Отсутствие динамики этого значения уже хорошо, так как это говорит о стабильности уровня затрат. Если же происходит снижение выручки при неизменном уровне затрат, то в ближайшее время произойдёт снижение рентабельности.

Финансовое состояние. На уровне руководства следует контролировать как минимум следующие относительные показатели - отношение чистой прибыли к оборотному капиталу и отношение денежного потока к чистой прибыли[6]. Например, рост оборотного капитала при одновременном снижении прибыли в динамике может свидетельствовать о риске затоваривания или же об увеличении дебиторской задолженности. Рост дебиторской задолженности означает отвлечение наиболее ликвидных активов предприятия из оборота фирмы, что имеет отрицательную оценку.

Таким образом, внутренняя управленческая отчетность оказывает существенное влияние на оптимизацию деятельности предприятия. На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Также на основе управленческой отчётности происходит грамотное и обоснованное формирование направления дальнейшего развития фирмы.

Внутренняя отчетность индивидуальна, и шаблонный подход к её формированию недопустим. Каждое предприятие разрабатывает управленческую отчетность, основываясь на своих потребностях в управленческой информации.

При этом рассмотрение проблемы формирования оценочных показателей управленческой отчётности требует непосредственного участия не только управленцев, но и всего трудового коллектива. Это позволит создать условия для понимания принимаемых управленческих решений и путей их реализации, координации действий коллектива по осуществлению поставленных целей.

Список использованных источников

Слободняк Илья Анатольевич. К вопросу об определении понятия «Бухгалтерская управленческая отчётность» [Электронный ресурс]// Известия Иркутской государственной экономической академии- 2011 (3) URL: http://elibrary.ru/item.asp?id=16519361 (дата обращения

25.09.15)

Кольцова Татьяна Александровна . Об управленческом учёте в сфере малого бинеса [Электронный ресурс]// Академический вестник- 2010 (5). URL: http://elibrary.ru/item.asp?id=18046508 (дата обращения

.

Адамов Н.А. Учет по центрам финансовой ответственности / Н.А. Адамов, И.П. Еремин // Финансовая газета. - 2008.

Ким Л.И. Формирование показателей внутренней (управленческой) отчётности по данным первичного учёта [Электронный ресурс]// Че боксарский кооперативный институт (филиал) Российского университета кооперации- 2013 1(11) URL: http://elibrary.ru/item.asp?id=20248595 (дата обращения 15.10.15).

Шешукова Д.Д., Шешукова Т.Г. Управленческий учёт в системе контроллинга [Электронный ресурс]// Пермский государственный на циональный исследовательский университет- 2014 URL: http://elibrary.ru/item.asp?id=22709057 (дата обращения: 15.10.15).

Д. Покалюхин. Какие показатели включать в оперативную управленческую отчетность [Электронный ресурс]//ФСС "Система Финансовый Директор"URL: http://www. 1fd.ru/#/document/ 173/272/ dfas6k0g6t/?of=c opy-c9a2a92224 (дата обращения 10.10.15)

Anastasia Osipova,

Assistant of accountant,

"Global Consulting Group" e-mail: nastya.osipova.93 AT yandex.ru Ekaterinburg, Russia

Larisa Yurieva,

Doctor of Science, Economics Professor,

Department of «Accounting, analysis and audit»

Ural Federal University named after the first President of Russia B.N.Yeltsin e-mail: lv_yurieva AT mail.ru Ekaterinburg, Russia

MANAGEMENT REPORTING

ON THE BASIS OF FORMATION OF THE SIGNAL

INDICATORS

Abstract:

The current situation in the market requires companies to have a quick reactions to any changes. Quickly adapt to environmental conditions is possible by making effective management decisions. For this purpose company have to organiz management accounting as a main element of current and strategic management.

Obligatory element of management accounting - management report, required for business management, making decision, forecasting and controlling activities.

The main problem is the choice of the indicators which will be included in the reporting. There is no standard set, they are individual for each company. The managers’ goal is to make right choice of these indicators, because it will be a basis of operational decisions and strategic objectives.

Key words:

Management reporting, the current management, business processes, signal indicators.

Количество показов: 1992